¿Estás preparando tu primer evento? Ten en cuenta estos consejos

Enhorabuena, si estás leyendo esto es que se te ha pasado por la cabeza crear tu primer evento y nosotros te vamos a explicar algunos pasos imprescindibles para que tengas un éxito absoluto.

Un evento es una oportunidad de comunicación, de mostrar tus valores y de darte a conocer junto con tu marca y productos. También te abrirá puertas a nuevos clientes y a ir ampliando tu negocio.

Es muy importante saber qué queremos conseguir y a quién va dirigido.

Debemos analizar por qué motivo lo creamos, qué queremos transmitir, cómo y a quién. Es muy importante preguntarse si disponemos de todos los recursos necesarios para organizarlo y que sea un éxito.

Debemos buscar una fecha realista para celebrarlo, un sitio perfecto y un buen equipo de trabajo.

Miremos fechas que no coincida con festividades como la Navidad. Hay estudios que demuestran que los mejores meses para celebraciones son mayo, octubre, junio y noviembre.

Para buscar un sitio hay que tener en cuenta la accesibilidad y los desplazamientos y tiene que ser un sitio que esté en sintonía con el evento. No nos olvidemos del aforo, la iluminación, el sonido y los equipos técnicos.

• Marca un programa de trabajo y un calendario. Ten claras las actividades y cómo se van a ir presentando.
• Marca la diferencia entre todos los demás. Todo va a influir, innova con las luces, invitaciones, campaña de marketing on-line… todo forma parte de tu evento.
• Consigue patrocinadores. Llama y presenta tu propuesta de una manera breve pero impactante, que vean que vale la pena participar y que ellos también obtendrán beneficios.
• Haz un presupuesto realista. Primero analiza los gastos más importantes como el alquiler, los equipos de producción, el material gráfico, cáterin y seguridad. Deja un margen por si hay alguna emergencia.
• Envía las invitaciones por redes sociales o correo electrónico y haz un seguimiento de ellas. Crea una página web para el evento que refleje el alma de lo que vas a hacer y capte a nuevos clientes e invitados.
• Promociona tu evento en las redes sociales con mails, hashtags, FacebookAdds y TwitterAdds, recordatorios, sorteos, fotos y vídeos de los invitados, las sorpresas… No dejes de hablar de tu evento y correrá por las redes sociales.
• Debes hacer una lista de tareas e ir tachando. Actualiza las informaciones en redes, revisa confirmaciones, mira si hay consultas, última detalles, pruebas de sonido… Te recomendamos que reserves una zona para el networking.
• El día del evento asegúrate que todo funciona bien y revisa cualquier pequeño detalle con tu equipo. Emite en streaming todo lo que esté pasando, pon pantallas, publica fotos, haz directos donde se vea el buen ambiente e incita a participar a todo el mundo. Nuestro mejor consejo es que mantengas la calma y confíes en tu equipo. Y a disfrutar.
• Cuando todo haya pasado tienes que medir la repercusión de tu evento con encuestas, análisis de redes, finanzas, etc.
• Comparte fotos, haz un vídeo que resuma el evento, ofrece material gratuito y sé agradecida, entre todos lo habéis hecho posible.